Paperless: Der Scanner

Das wichtigste Teil in meinem Setup ist vermutlich der Scanner, denn durch den geht alles durch, was nicht schon von Haus aus in digitaler Form vorliegt. Und das ist heutzutage leider immer noch das meiste. Ich habe mich da nach einigen Recherchen im Internet für einen Fujitsu SnapScan S1500M (bei Amazon bestellen) entschieden, weil der von den meisten Leuten empfohlen wurde. Das M bezeichnet die die Version für den Mac. Es gibt aber auch einen S1500 ohne das M für den PC, der bis auf die Software baugleich ist. Meiner Meinung nach bietet dieses Gerät ein paar sehr angenehme Vorteile gegenüber allen Scannern die ich so kenne, selbst die um einiges teureren Profiteile von HP oder OKI:

Automatischer Dokumenteneinzug

Das ist eigentlich ein Muss, denn es macht keinen Sinn wie früher auf dem Flachbettscanner jede Seite einzeln einzulegen und dann auch noch umdrehen zu müssen. In den SnapScan kann man bis zu 60 Seiten werfen und die zieht er in der Regel auch recht zuverlässig durch. Nur manchmal, bei sehr dünnem, sehr dicken Papier oder wenn die Seiten aneinanderkleben hat er Probleme, aber das passiert in weniger als einem von 50 Fällen würde ich mal schätzen. Falls es doch einmal passieren sollte erkennt er das und gibt eine Fehlermeldung aus. Das ist immer noch besser, als wenn man es erst dann bemerkt wenn man das Original schon geschreddert hat.

Doppelseitiges scannen inkl. automatischer Erkennung

Der Scanner erkennt von selbst ob die Blätter einseitig oder doppelseitig bedruckt sind und scannt sie entsprechend ein. Das geht in einem Durchzug, d.h. das Blatt wird nur einmal durch den Scanner gezogen und trotzdem werden Vorder- und Rückseite erfasst. Das ist praktisch und bei allen anderen Scannern die ich kenne eine stete Ursache für Fehlbedienungen, da der Scanner vom vorherigen Benutzer immer genau gegensätzlich zum eigenen Dokument eingestellt ist. Hier kann das nicht passieren, da es automatisch erkannt wird. Manchmal, wenn die Tinte sehr durch das Papier durchscheint, scannt er auch eigentlich leere Rückseiten, die kann man aber dann im PDF Reader einfach löschen. Und eine Seite zu viel ist immer noch besser als eine zu wenig.

Automatisches Erkennen des Farbmodus

Auch die Farbe der Dokumente erkennt der Scanner automatisch. Das bedeutet dass er passend zum Dokument den entsprechenden Modus wählt. Klar könnte man immer alles in Farbe einspannen, aber dadurch würde man auch jede Menge Speicherplatz verschwenden. Durch dieses Feature werden eben normale Briefe in schwarzweiss und Bilder in Farbe eingescannt. Im Zweifelsfall nimmt der Scanner lieber den besseren Modus, es kann also schon mal passieren dass einige Seiten eines Briefes in Graustufen sind, während der Rest nur schwarz/weiss ist. Aber auch hier gilt: Besser so als anders herum.

Integrierte Texterkennung

Jetzt kommt ein wirklich spannendes Feature. Die Scannersoftware hat eine eingebaute OCR (Optical Character Recognition) Funktion, die auch recht gut funktioniert. Direkt nach dem Scannvorgang wird das Dokument durch die OCR geschickt und dann als PDF inkl. Text abgespeichert. Das bedeutet, dass das erstellte PDF neben den Bildinformationen auch den Text enthält. Man kann also diese PDFs einer Volltextsuche unterziehen und sogar Text heraus kopieren. Angenehm dabei ist eben, dass man das nicht nach dem Scannen als extra Arbeitsschritt auslösen muss, sondern es automatisch passiert, Wenn ich mich recht erinnere versucht er dabei sogar die Sprache zu erkennen und Erkennungsfehler so weit es geht zu korrigieren. Klar kann man diese Texte nicht ohne noch einmal drüberzulesen in seine Doktorarbeit kopieren, aber beispielsweise für die Volltextsuche ist es perfekt. Eingescannte Amazonrechnungen beispielsweise werden bei einer Suche nach dem Artikelnamen immer zuverlässig gefunden.

Anschluss via USB Interface

Das ist jetzt auf den ersten Blick ein Nachteil, denn leider verfügt der Scanner nur über ein USB Interface und keine Netzwerkschnittstelle. Dadurch muss man ihn entweder lokal an den eigenen Rechner oder einen Server im Netzwerk anschliessen. Bei mir hängt er dazu an einem alten Mac Mini, der sowohl dem Scanner, also auch dem Drucker als Netzwerkserver dient. In Summe kostet das natürlich für den Mac Mini ein bisschen was extra. Man kann aber natürlich ein älteres Model nehmen, weil er ja ausser scannen und drucken nicht viel machen muss.

In dieser Konstellation ist das dann schon recht komfortabel, denn man muss die Scanner Software nicht auf dem  eigenen Rechner installieren, sondern eben nur auf dem Server. Dadurch können mehrere Leute ohne Installation den Scanner gleichzeitig benutzen. Außerdem läuft der OCR Vorgang nicht lokal, sondern auf dem Server ab. Das kann nämlich schon mal 5 Minuten dauern.