Inzwischen bieten ja viele Firmen an, dass man Rechnungen ausschliesslich in elektronischer Form bekommt. Meistens werden sie dann als PDF in ein Online Archiv eingestellt und man bekommt eine eMail, dass eine neue Rechnung erstellt wurde. In den meisten Fällen bekommt man, wenn man die papierlose Variante wählt, ein kleines Entgegenkommen des Anbieter: Es wird ein bisschen günstiger oder man bekommt eine Art Bonus, wie Lufthansa Meilen oder ein kleines Geschenk. Der Anbieter spart sich in Form des wegfallenden Portos ja eine Menge Geld. Zwar glaube ich nicht, dass die Unternehmen das aus reiner Ökodenke machen – ich gehe eher davon aus, dass die Kostenersparnis der ausschlaggebende Grund ist, finde ich das trotzdem eine gute Idee. Bei Firmen aus dem Ausland gibt es manchmal sogar gar keine Papierrechnung mehr und ich muss, ob ich es will oder nicht, mit der PDF Version vorlieb nehmen.
Allerdings hat die Sache einen gewaltigen Haken: Der Aufwand bei mir erhöht sich gewaltig, zumindest wenn ich die Rechnungen archivieren muss, also wenn sie für einen Gewerbebetrieb sind, ich sie von der Steuer absetzen will oder ich sie bei mir archivieren muss. Jedes mal, wenn ich die E-Mail bekomme, muss ich das längst vergessene Passwort nachschlagen, mich in das Online Archiv einloggen und dann die Rechnung lokal abspeichern und ggf. an meine Buchhaltung weiterleiten.
In den USA gibt es mit FileThis Fetch schon eine entsprechende App, die sich automatisch in die unterschiedlichen Online Archive einloggt und die Rechnungen dann in Evernote, Dropbox oder einem lokalen Folder abspeichert. Diese Anwendung könnte doch jemand in den deutschen Markt bringen. Ich fände das sehr praktisch und würde monatlich sogar was dafür bezahlen.
(Bild von perspective)
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