Paperless: Was kann man alles digitalisieren? (Teil 3)

In den letzten beiden Tagen hatte ich begonnen zu beschreiben, was man alles rein digital archivieren kann. Im ersten Teil waren das Musik, Bilder, Visitenkarten und Bücher und im zweiten Teil Notizen, Filme, Bedienungsanleitungen und Kontoauszüge. Heute gibt es den dritten und letzten Teil dazu. Die Serie insgesamt geht dann nächste Woche weiter. Was lässt sich also noch alles prima digital archivieren:

Belege und Rechnungen

Jegliche Form privater Belege und Rechnungen hebe ich nur noch digital auf. Der Workflow geht in etwa so: Alles landet direkt oder im Umweg über meinen Geldbeutel im Eingangsfach meines Schreibtisches. Wenn ich das durcharbeite werfe ich das Ding entweder weg weil ich es gar nicht aufheben will oder scanne es ein, lege es ab und vernichte das Original. Als Kaufnachweis im Gewährleistungsfall sollte meines Erachtens die digitale Version ausreichen. Lediglich bei freiwilligen Garantieleistungen oder bei einem Umtausch könnte der Händler auf einem Original bestehen. Im Falle eines Umtausches passiert das aber ja eh wahrscheinlich in den ersten paar Tagen und da liegt das Original ja noch in meine Eingangskorb und bei Elektronik braucht man meistens gar keine Rechnung sondern das geht über die Seriennummer. Ich gehe das Risiko einfach ein und falls ich doch mal ein Problem haben sollte, kaufe ich eben wirklich alles nur noch bei Amazon, die machen da wenigstens kein Geschiss. Lediglich bei ganz teurem Zeugs oder “windigen” Verkäufern würde ich im Ausnahmefall mal das Original aufheben (und dann wahrscheinlich aber nicht mehr finden, wenn ich es brauche). Das gleiche mache ich mit Rechnungen. Alles was elektronisch reinflattert wird einfach als PDF abgelegt, alles andere nimmt den gleichen Weg durch Scanner und Aktenvernichter.

Vielflieger-, Kundenkarten oder Gutscheine

Ich hasse es einen dicken Geldbeutel mit mir herumtragen zu müssen, aber leider braucht man doch die ein oder andere Karte hin- und wieder. Normalerweise habe ich nur das wichtigste in echt dabei: Zwei Kreditkarten, eine ec Karte, Führerschein, Personalausweis. Von allem anderen, insbesondere Vielfliegerkarten, reicht es meistens, wenn man auf Nachfrage die Nummer sagen kann. Dafür speicherte ich all dieses Daten in 1Password auf meinem Rechner ab, das ich mit der 1Password App auf meinem iPhone synchronisiere. Von Punktesammelkarten, insbesondere wenn sie irgendwo an der Kasse abgescannt werden müssen, reicht es wenn man sie abfotografiert und dann das elektronische Bild an der Kasse vorzeigt.

Dokumente, Briefe und alles andere aus Papier

Noch besser als archivieren ist eigentlich nur wegwerfen. Also überlege ich mir zuerst ob ich das Teil überhaupt aufheben muss. Falls nein, weg damit. Falls ja durch den Scanner jagen und dann vernichten oder wegwerfen (oder wenn man das Original noch braucht natürlich aufheben). Das mache ich mit allen Arten von Briefen, wichtigen Mitteilungen, Rechnungen und Lieferscheinen, meinen Kreditkarten und Ausweisen, aber auch den Speisekarten von Lieferdiensten oder anderem Kram aus Papier den ich vielleicht noch einmal brauchen werde. Je nach persönlichem Geschmack kann man sich noch eine Policy überlegen ob man im Zweifelsfall lieber wegwirft oder aufhebt. Ich mache das letztere, aber mit wegwerfen fährt man sicher auch nicht schlechter.

Passwörter, PIN- und TAN Nummern

Auch die eignen sich ideal nur digital aufgehoben zu werden. Wenn von meiner Bank etwas aus dieser Ecke kommt, wird der Zettel ebenfalls gescannt und vernichtet. Im Unterschied zu den normalen Dokumenten wird dieses Zeugs allerdings nur verschlüsselt abgelegt. In echt würde man das ja auch nicht einfach in die nächste Schublade legen, sondern in einen etwas sicheren Ordner oder einen Dokumentensafe, wenn man so etwas hat.

Geschenk- und Postkarten

Manche Menschen haben keine Probleme damit eine Glückwunschkarte nach dem Durchlesen wegzuwerfen. Wem das nicht so leicht fällt, aber auch der Meinung ist, könnte es ein Mittelweg sein, sie digital aufzuheben. Also einfach abfotografieren oder wenn sie durch den Scanner passt einscannen und dann eben digital aufheben. So kann man sich später immer noch darüber freuen, man hat aber keine Kiste irgendwo im Schrank stehen in dem die Dinger versauern. Denn wen wir ehrlich sind, schaut man ja doch nur noch bei jedem Umzug hinein und überlegt aufs neue ob man sie noch einmal mitnehmen will oder nicht. Auf der Festplatte stört der Ordner “Glückwunschkarten” weit weniger.

Was kann man nicht digital archivieren?

Hmm, ausser richtigen Gegenständen eigentlich nicht. Ich archiviere alles was ich noch brauchen könnte digital. Wirklich alles. Die einzige Frage ist, ob man das Original eben auch noch aufheben sollte. Und hin und wieder geht das natürlich nicht anders. Beispielsweise bei wichtigen Verträgen, notariellen oder offiziellen Unterlagen oder Ausweisen. Da muss man die Originale natürlich auch behalten. Die kommen bei mir dann wie früher auch in einen Ordner und fertig. Trotzdem habe ich eine digitale Version, denn in 90% aller Fälle reicht die ja auch aus. Und die findet sich einfach schneller. Das Original ist eben nur noch für den allergrößten Notfall da und gibt einem ein bisschen extra Sicherheit.

In den nächsten Folgen der Blogserie geht es dann um den idealen Scanner und wie man die Daten dann letztendlich am besten speichert, verwaltet und wieder findet.

(Bild CC)