Warum dauert alles länger als wir denken und was kann man dagegen tun?

Julian —  15. February 2012 — Leave a comment

OK, die besten Beispiele, dass alles länger dauert als man denkt, kommen wahrscheinlich aus der Softwareentwicklung oder zumindest aus dem IT Bereich. Aber auch in “normalen” Berufen oder dem Privatleben kennt man es, dass man Zeitaufwände grundsätzlich zu optimistisch schätzt: Vor dem Weggehen noch schnell etwas reparieren oder vor dem ins Bett gehen noch kurz etwas zu Ende bringen. Es wird immer später als man denkt. Aber woran liegt das? Und vor allem, was kann man dagegen tun?

Eine Erklärung liefert das Planing Fallacy Model:

Wir stellen uns beim Planen immer einen möglichst optimalen Ablauf vor und vernachlässigen schlechte Erfahrungen aus der Vergangenheit.

Erklären lässt sich das durch verschiedene Einflüsse:

  • Wishful Thinking: Wir wünschen uns einen möglichst optimalen Ablauf in der Umsetzung, also konzentrieren wir uns in der Planung auch nur auf dieses Szenario.
  • Self-Serving Bias: Wir schätzen unsere eigenen Erfolge in der Vergangenheit positiver ein, als sie tatsächlich waren und rechnen vor allem alle extern verursachten Verzögerungen aus dieser Einschätzung heraus.
  • Impression Management: Wir wollen vor den Anderen möglichst gut dastehen und optimieren daher die Zeitschätzungen ein kleines bisschen
  • Focalism: Wir konzentrieren uns nur auf die projektinternen Risiken und beachten alle von außen möglichen Probleme wie bsp. Krankheiten nicht
  • Optimism Bias: Selbst wenn wir externe und interne Risiken beachten, dann neigen wir dazu deren Eintrittswahrscheinlichkeit und ihre Auswirkungen zu gering einzuschätzen
  • Mission-Scope- oder Feature-Creep: In großen und komplexen Projekten mit nicht absolut feststehenden Zielen, werden während des Projekts die Ziele verändert oder unkontrolliert Änderungen vorgenommen.
  • Strategic Misrepresentation: Während der Planungsphase, steht oft die Genehmigung noch aus und die ist abhängig von Zeit- oder Budgetaufwand. Auch deswegen wird – beabsichtigt oder unbeabsichtigt – nach unten optimiert, denn in der Regel ist es einfacher später eine Genehmigung für den Zusatzaufwand zu bekommen.

Eine Möglichkeit die eigenen Schätzungen zu verbessern und zumindest die ersten vier der obigen Ursachen zu minimieren ist es sich selbst in der Dritten Person vorzustellen, quasi als ob man sich in einem Film zuschaut. Dadurch hat man einen objektiveren Blickwinkel, denkt mehr an externe Probleme und allgemeine Projektrisiken und kann deswegen bessere Zeitschätzungen abgeben:

People typically underestimate the time necessary to complete their tasks. According to the planning fallacy model of optimistic time predictions, this underestimation occurs because people focus on developing a specific plan for the current task and neglect the implications of past failures to meet similar deadlines. We extend the classic planning fallacy model by proposing that a phenomenal quality of mental imagery – the visual perspective that is adopted – may moderate the optimistic prediction bias. Consistent with this proposal, participants in four studies predicted longer completion times, and thus were less prone to bias, when they imagined an upcoming task from the third-person rather than first-person perspective. Third-person imagery reduced people’s focus on optimistic plans, increased their focus on potential obstacles, and decreased the impact of task-relevant motives on prediction. The findings suggest that third-person imagery helps individuals generate more realistic predictions by reducing cognitive and motivational processes that typically contribute to bias.

Quellen: Wikipedia Planning Fallacy & Studie “Perspectives on prediction: Does third-person imagery improve task completion estimates?” from Organizational Behavior and Human Decision Processes, via Eric Baker (Fotos CC von leejordan)

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